Gestion de estados

CONFIGURACIONES INICIALES

Los estados de servicio nos ayudan a identificar fácilmente en qué lugar del proceso operativo se encuentra nuestra orden de servicio, también nos permite asignar automáticamente la orden a otro usuario al cambiar el estado de la misma.

Configurando estados de órdenes

Usamos la barra de menú > Órdenes > Gestión de estados:

Por defecto se incluye un estado «General» que podemos editar, identifiquemos los campos:

  • Estado: Campo para asignar nombre al estado
  • Asignar a usuario: Al usar este estado en las órdenes, se asignará automáticamente al usuario seleccionado.
  • Cierra orden: Al habilitar esta opción, este estado realizará un cierre de la orden y ya no aparecerá en los listados de órdenes pendientes.
  • Da solución: Marca la orden como solucionada y permite identificar al usuario que dio solución a la solicitud del cliente.

Estados internos

Primero debemos saber que Ostya maneja unos estados internos para ciertos momentos de la orden de servicio:

  • CREADO: Cuando se ingresa una orden nueva al sistema.
  • PROGRAMADO: Estado cuando se programa visita al cliente en la agenda de un usuario.
  • REPROGRAMADO: Al cambiar de fecha u hora la programación anterior.
  • POR ASIGNAR: Al cancelar una visita de la agenda de un usuario.
  • FACTURADO: Cuando ingresamos los datos de facturación de una orden realizada también cierra la orden.
  • EN SITIO: Registro de llegada a sitio por parte de un usuario en un visita programada.
  • EN REMOTO: Reporte de inicio de actividad en una actividad o servicio no presencial.
  • Estos dos últimos depende de la configuración del tipo de servicio en la opción «A Domicilio«.

Entendiendo flujo de estados

Para ello nos ayudaremos con un ejemplo, suponiendo que somos una empresa de soporte técnico informático con el siguiente flujo operativo:

Para el caso anterior, solo necesitamos crear un estado, «Resuelto», debido que los demás son interno de Ostya y se asignan automáticamente, veamos como se crea:

Para el ejemplo suponemos que al usar este estado se da solución al servicio solicitado y se le asigna automáticamente al «Usuario Ostya», en este momento no queremos Cerrar la orden, porque falta facturarla y es el ultimo proceso en el flujo operativo.

Ahora definamos un flujo mas complejo:

En este caso, se debe crear todos los posibles estados según sea conveniente y escoger el usuario al cual quedará asignada la orden en cada caso, para el ejemplo:

Importante…

  • Debe tener al menos un estado marcado como «Solucionado», para determinar el momento de la solución y habilitar el módulo de facturación.
  • Piensa en los estados como la foto del momento en que se encuentra la orden y crea todos los necesarios según organización de la empresa.

 

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